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Software asset utilization rate

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Software asset utilization rate

Software Asset Utilization Rate

Nei precedenti articoli abbiamo introdotto alcuni dei KPI fondamentali per ogni help desk IT. Questi permettono di soddisfare gli obiettivi dell’help desk quali la business continuity, produttività organizzativa e la fornitura di servizi in tempo e nel rispetto del budget. La scorsa settimana abbiamo parlato del trend del volume dei tickets. Oggi parleremo dell’importanza di avere sempre sotto controllo la tipologia di software installati, il numero di licenze acquistate e quante realmente vengono utilizzate.

Definizione: percentuale di prodotti software e licenze in uso effettivo all’interno dell’azienda.

Obiettivo: Massimizzare il ROI (ritorno sull’investimento) su investimenti software.

Gli investimenti fatti dal settore IT sulle licenze software sono sempre elevati quindi è importante monitorarne l’utilizzo. Purtroppo questo è uno dei parametri meno considerati. Per una facile gestione, possiamo classificare il software nei seguenti modi:

Categoria 1: Software che necessità della massima attenzione ( con le maggiori implicazioni a livello di business, costo delle licenze o risk compliance).

Categoria 2: Software che ha bisogno di poca attenzione (gratuito come ad esempio Adobe Redaer).

Categoria 3: Software Proibiti o Malware

Software asset utilization rate

I seguenti parametri possono essere utilizzati per monitorare l’utilizzo del software:

Rapporto tra numero totale di licenze acquistate e realmente in uso

Questa metrica aiuta a identificare tutto il software acquistato e che non fornisce alcun valore all’azienda. Idealmente questo rapporto deve essere vicino a uno: questo vuol dire che si ha il massimo utilizzo del software acquistato garantendo in tal modo il massimo ROI. Un numero elevato nella categoria “unused software” significa che una buona parte dell’investimento fatto è fermo.

Rapporto tra licenze non allocate rispetto al totale acquistato

Questa metrica aiuta il team IT ad analizzare l’utilizzo di un software aiutando nella pianificazione di eventuali acquisti futuri. Per avere il massimo ROI questo rapporto deve essere il più basso possibile. Un elevato rapporto può significare  che alcuni software sono “over licenced” con un conseguente investimento inutile e con poco ROI.

License compliance rate

Un altro parametro molto importante per la gestione dei software aziendali è quello che viene definito license compliance rate. Mantenere un valore più alto possibile può salvare la vostra azienda da sanzioni e multe. Di seguito alcuni suggerimenti su come fare:

  • Tracciare tutto il software acquistato e le licenze installate
  • Allocare le licenze sulle singole installazioni software per verificare ciò che rispetta la compliance
  • Acquistare la giusta tipologia di licenza. Ad esempio, è meglio acquistare una licenza perpetua per un software “core” per evitare problemi di conformità a causa della scadenza della licenza stessa.
  • Condurre assessments interni per faclitare audit e compliance.

Case study: aumentare l’utilizzo delle risorse software  risparmiando molti soldi

Una società farmaceutica leader a livello mondiale, ha risparmiato circa un milione di dollari in licenze software. L’azienda, con sedi e servizi in più di 50 paesi, utilizzava una vasta gamma di prodotti Microsoft. In una sede c’erano migliaia di applicazioni software legate ad un agreement con Microsoft senza alcun controllo o visibilità delle varie risorse. L’acquisto era stato fatto senza una analisi dei business requirements, quasi con nessuna informazione sul numero e tipologia di assetts realmente necessari mettendo nuovamente l’azienda a rischio di sovra o sotto dimensionare le licenze e peggio ancora di incorrere in pesanti sanzioni legate alla mancata compliance. L’help desk ha iniziato le verifiche facendo un semplice confronto tra il software Microsoft installato e le licenze gestite. L’analisi svolta ha permesso di riprogettare il sistema in base alle reali esigenze permettendo un downgrade dal costoso Office Professional alla versione standard. Questo lavoro ha portato alla sostituzione anche di altri tipi di licenze consentendo alla società di risparmiare oltre un milione di dollari.

Massima compliance con un three-step pre-audit

Cento per cento di conformità non sarà più un sogno seguendo questi tre semplici step:

Software asset utilization rate

Seguendo gli otto KPI e rispettive metriche di cui abbiamo parlato qui e negli articoli precedenti, avrete uno strumento per misurare e migliorare costantemente le prestazioni del vostro help desk. Il primo vero step è comprendere la tipologia di business che l’IT help desk deve sostenere allineando gli obiettivi del supporto tecnico a quelli di business. Lo step successivo è identificare KPI e metriche fondamentali per questi obiettivi e misurarli costantemente. Gli otto KPI discussi sono fondamentali per il raggiungimento dei tre obiettivi principali dell’help desk: garantire la continuità nel business, rendere l’azienda produttiva e fornire i servizi rispettando costi e tempi.

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