Compliance. Come e perché.

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Compliance.

Compliance. Come e perché.

Sebbene proteggere i dati dalle moderne minacce informatiche sia abbastanza difficile, bisogna anche tenere presente la conformità alle normative comuni. È necessario garantire la conformità dell’azienda al SOX. Questo si occupa della trasparenza delle informazioni divulgate dalle società pubbliche. Non è sufficiente per le aziende fare affidamento su documenti finanziari che soddisfano l’audit. È necessario creare record giornalieri dettagliati delle attività. È inoltre richiesto di avere questi registri disponibili per una durata prescritta. La non conformità può condurre l’azienda a interruzioni del business e perdita di produttività. FMP Global afferma che la non conformità è due volte più costosa del costo per soddisfare i requisiti di conformità. Lo studio di Globalscape mostra che il costo annuale di non conformità per le aziende ammonta a una media di 14,8 milioni di dollari. Dal 2011 c’è stato un incredibile aumento del 45%. Nel frattempo, il costo della conformità è stato individuato in media 5,5 milioni di dollari, un aumento del 43% dal 2011. Tenendo presenti tutte queste sfide, è importante prendere in considerazione l’implementazione del software di gestione della conformità per la propria azienda. Il mercato offre molta scelta. È importante individuare gli strumenti migliori. Ecco alcuni suggerimenti su come selezionare il miglior software di gestione della conformità.

Compliance. Enterprise specialization.

Prima di scegliere un sistema di gestione della conformità, dai un’occhiata ai settori supportati dalla soluzione. Alcune soluzioni si concentrano su settori specifici come IT, sanità, cibo e assicurazioni. Altre sono sviluppate come sistemi generici che possono essere personalizzati in base alle esigenze dell’azienda. È consigliabile dare la priorità alle esigenze dell’azienda prima di fare una scelta. Dovresti anche essere in grado di identificare i problemi che vuoi che questo software affronti, in modo da sapere quali soluzioni e strumenti di conformità fornire.

Compliance. Compliance specifications.

Una volta esposti i problemi che vuoi che il tuo software risolva, è necessario elencare tutti i regolamenti e le norme che l’azienda deve seguire. Esegui una rapida revisione dei requisiti di conformità che l’azienda deve rispettare. In questo modo si può effettuare un controllo incrociato per vedere se il sistema di gestione della conformità soddisfa questi requisiti.

Compliance. Unmatched reporting solutions.

Garantire la sicurezza e la conformità all’azienda è fondamentale. Per questo motivo è necessario selezionare un software di gestione della conformità progettato per eliminare i report manuali soggetti a errori e che richiedono tempo. Uno degli elementi chiave di un sistema di gestione della conformità è il controllo dei documenti. Se stai pensando di acquistarne uno, scegli un prodotto che offra una soluzione di reporting di conformità inclusiva e verificabile che non lasci nulla al caso. Per quanto riguarda la gestione di Active Directory (AD), è meglio acquistare software dotato di una libreria di report integrata. Sicuramente dispone di un ampio set di report in grado di fornire dati critici. Avrai elenchi di distribuzione, account utente, tempi di accesso e sicurezza più recenti degli utenti gruppi, tra gli altri.

Compliance. Easy account and password creation and modification.

È particolarmente vantaggioso per le aziende alla ricerca di un sistema per assisterli nella gestione della loro Active Directory. Scegli un software che ti consenta anche di creare utenti in blocco con tutti gli attributi necessari. Assicurati che l’abilitazione o lo spostamento degli account sia semplice: anche la pulizia degli account utente inattivi nel tuo AD dovrebbe essere semplice. Per la gestione delle password, è meglio avere un sistema che permetta di reimpostare più password. È importante anche personalizzare le impostazioni delle password e attivare o disattivare gli utenti con password scadute.

Compliance. Foolproof compliance tools.

Uno dei motivi per cui si valuta un sistema di gestione della conformità è perché si vuole aumentare l’efficienza delle operazioni. Come puoi ottenerlo con un software che non è facile da capire? La soluzione migliore è affidarsi al software con un’interfaccia intuitiva che può essere facilmente compresa dal team. È importante avere un’esperienza utente positiva. La semplicità è la chiave per migliorare la produttività indipendentemente dal numero di strumenti all’avanguardia di cui è dotato il software. Se non sono importanti per l’usabilità, non valgono l’acquisto o il tempo da dedicare all’apprendimento e all’integrazione del software con l’ufficio operazioni.

Compliance. Data safekeeping.

Un altro fattore da considerare nella selezione è la capacità del software di garantire l’integrità dei dati. Le violazioni dei dati sono comuni e difficili da affrontare. Secondo Forbes, la prima metà del 2019 ha visto 3.813 violazioni dei dati, che hanno esposto oltre 4,1 miliardi di record a occhi indiscreti. Inoltre, 3.2 miliardi di questi record sono stati esposti solo da otto violazioni. I report esposti consistevano principalmente in e-mail e password. Questo è il motivo per cui è importante scegliere una piattaforma che abbia un quadro di sicurezza serio. Qualsiasi compromesso può costare ai tuoi clienti e all’intera azienda.

Compliance. Enhanced multi-level workflow.

Alcuni processi richiedono più approvazioni. Supponiamo che stai esaminando una fattura per verificarne la conformità. Una sezione del tuo team deve verificare se soddisfa i requisiti di conformità. È necessario verificare se dispone di tutte le informazioni necessarie sul fornitore prima di posizionarla sulla riga di pagamento ed elaborarla. Puoi assegnare queste attività tramite il software di gestione della conformità. L’assegnazione o il processo non saranno finalizzati fino a quando non avrà ottenuto più approvazioni dai membri del tuo team. Questa funzione aiuta notevolmente a garantire sia il rischio minimo che l’integrità dei dati per l’organizzazione.

Compliance. Security delegation.

La delega della sicurezza e delle autorizzazioni di Active Directory è una delle funzioni più essenziali per i professionisti IT, soprattutto se il servizio è facilitato da più gruppi di amministratori. Uno degli elementi chiave di un sistema di gestione della conformità è la sua capacità di garantire unità organizzative (OU) e delega basata su gruppi. La delega OU consente agli amministratori di delegare le autorizzazioni sulla base di utenti o gruppi. Ciò garantisce che solo un gruppo speciale di utenti possa eseguire attività di gestione per alcune posizioni nel team. Con questo approccio, ogni dominio può anche avere il proprio set di amministratori e la delega può essere eseguita a livello granulare. Come suggerisce il nome, la delega di gruppo consente di consentire a interi gruppi di eseguire attività. Questo rende il compito di creare tecnici dell’help desk più facili e veloci, poiché i ruoli possono essere assegnati a un gruppo piuttosto che a singoli utenti. La modifica dei ruoli assegnati quando lo spostamento dei requisiti organizzativi è resa meno difficile da questa opzione. In breve, questo schema di delega si traduce in una maggiore efficienza per le operazioni della tua azienda.

Compliance. Pricing.

Ultimo ma non meno importante, considera il budget nella tua selezione. Controlla i prezzi del software e verifica se si allinea a quello che sei disposto a spendere per questa iniziativa tecnologica. Anche se alcune opzioni possono essere piuttosto costose, pensa a questo come un investimento che aiuterà la tua attività a lungo termine.

Compliance. Worth the effort.

Ora che hai valutato le caratteristiche e i fattori principali da considerare per ottenere un buon software di gestione della conformità, è tempo di fare una scelta. Ricorda solo che questo investimento dipende fortemente dalla spinta e dalla specializzazione dell’azienda, nonché da particolari processi aziendali. Un sistema di gestione della conformità offre numerosi vantaggi ed è sicuramente meglio spendere per la conformità piuttosto che passare attraverso i fastidi di essere un’impresa non conforme.

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